Metoda 5 Whys (5xDlaczego): Jak przestałem gasić pożary i znalazłem źródło problemów

Pamiętam to jak dziś. Mieliśmy w zespole problem, który wracał jak bumerang. Taki wredny błąd w aplikacji, który pojawiał się losowo, psuł dane i doprowadzał nas do szewskiej pasji. Co sprint to samo: szybki „fix”, łatka, chwila spokoju i… znowu to samo. Frustracja rosła, a ja czułem się jak strażak, który biega z jednym wiadrem wody po płonącym lesie. Aż pewnego dnia nasz nowy manager, oaza spokoju, usiadł z nami i powiedział: „Przestańmy łatać. Zastanówmy się, dlaczego to się w ogóle dzieje”. Wtedy po raz pierwszy na poważnie zetknąłem się z narzędziem, które zmieniło moje podejście do rozwiązywania problemów na zawsze. Mówię o metodzie 5 Whys.

To nie jest żadna magia ani skomplikowana metodologia wymagająca certyfikatów. To proste narzędzie, które pozwala dokopać się do prawdziwej przyczyny problemu. W tym artykule chcę Wam opowiedzieć, czym jest metoda 5 Whys, jak jej używać i podzielić się kilkoma historiami z własnego podwórka, które pokazują jej siłę.

Czym tak naprawdę jest ta cała metoda 5 Whys?

Wyobraźcie sobie małe, ciekawskie dziecko, które na każdą waszą odpowiedź reaguje pytaniem: „A dlaczego?”. Na początku to urocze, potem trochę irytujące, ale koniec końców zmusza do myślenia i sięgania głębiej. I dokładnie na tym polega metoda 5 Whys, znana też jako ‘Pięć Dlaczego’.

To technika analizy przyczyn źródłowych, która zamiast skupiać się na objawach (nasz powracający błąd), zmusza do znalezienia fundamentalnego powodu, dla którego problem w ogóle zaistniał. Chodzi o to, żeby zadać pytanie „Dlaczego?” tyle razy, ile potrzeba (pięć to tylko symboliczna liczba), aż dojdziemy do momentu, w którym dalsze pytania nie mają sensu. Znajdujemy wtedy proces, który nie działa, brak procedury albo jakiś systemowy błąd. To jest właśnie przyczyna źródłowa. A kiedy ją usuniesz, problem przestaje wracać. Proste, prawda? A jednak genialne. Ta prostota sprawia, że metoda 5 Whys jest jednym z kamieni węgielnych filozofii Lean i ciągłego doskonalenia.

Skąd to się wzięło? Krótka podróż do Japonii

Historia metody 5 Whys jest nierozerwalnie związana z człowiekiem o nazwisku Sakichi Toyoda, założycielem Toyoty. To on, w ramach tworzenia legendarnego Systemu Produkcyjnego Toyoty (TPS), zauważył, że robotnicy często naprawiają objawy, a nie przyczyny awarii maszyn. Jego podejście było rewolucyjne w swojej prostocie: zatrzymaj linię, znajdź prawdziwy powód i napraw go na dobre. To jego słynne powiedzenie: „Spójrz na problem i pięć razy zadaj ‘dlaczego’, a odkryjesz jego prawdziwe źródło”, stało się fundamentem. A bo, wiecie, czasami najprostsze rozwiązania są tuż pod nosem. Dzięki takiemu podejściu metoda 5 Whys pomogła Toyocie eliminować marnotrawstwo i budować kulturę jakości, która jest podziwiana na całym świecie i stała się kluczowym narzędziem w Lean Management.

Jak zastosować metodę 5 Whys w praktyce? Mój sprawdzony proces

Okej, teorii wystarczy. Pytanie brzmi, jak przeprowadzić analizę 5 Whys, żeby to miało ręce i nogi? Przez lata wypracowałem sobie kilka kroków, które naprawdę działają.

Zanim zaczniesz pytać…

Przygotowanie to połowa sukcesu. Zanim zbierzesz zespół i zaczniesz burzę mózgów, zrób trzy rzeczy. Po pierwsze, zdefiniuj problem. Ale tak konkretnie! Nie „aplikacja działa wolno”, tylko „czas ładowania raportu X wzrósł o 200% od ostatniego wdrożenia”. Po drugie, zbierz ludzi. I to nie tylko managerów, ale przede wszystkim osoby, które na co dzień pracują z problemem – operatorów, testerów, programistów. Różne perspektywy są bezcenne. Po trzecie, ustalcie cel. Czy chcecie tylko rozwiązać ten jeden problem, czy może usprawnić cały proces?

Proces zadawania pytań – sedno sprawy

To jest ten moment, w którym zaczyna się cała zabawa. Kroki metody 5 Whys są proste. Bierzecie zdefiniowany problem i zaczynacie pytać.

• Problem: Klient dostał produkt z porysowaną obudową.
• 1. Dlaczego? Bo obudowa została porysowana podczas pakowania.
• 2. Dlaczego? Bo pracownik upuścił produkt na stół pakowy.
• 3. Dlaczego? Bo stół był śliski od resztek taśmy klejącej.
• 4. Dlaczego? Bo nie ma procedury regularnego czyszczenia stołów pakowych.
• 5. Dlaczego? Bo nikt nie jest za to odpowiedzialny w zakresie obowiązków. (BINGO! To jest przyczyna źródłowa).

Widzicie? Nie zatrzymaliśmy się na winie pracownika. To byłby błąd. Dokopaliśmy się do problemu systemowego – braku procedury i odpowiedzialności. To jest prawdziwa siła, jaką daje metoda 5 Whys.

Metoda 5 Whys przykład z życia wzięty

Żeby jeszcze lepiej pokazać, jak to działa, opowiem wam dwie historie.

Historia 1: Projekt, który prawie utonął

Pracowałem kiedyś nad wdrożeniem nowego systemu CRM. Projekt od początku szedł jak po grudzie. Budżet przekroczony, terminy zawalone. Atmosfera była, delikatnie mówiąc, gęsta. Zrobiliśmy sesję 5 Whys, żeby zrozumieć, co poszło nie tak.

• Problem: Projekt przekroczył budżet o 20% i termin o 3 tygodnie.
• 1. Dlaczego? Bo musieliśmy pilnie zatrudnić zewnętrznych konsultantów do integracji.
• 2. Dlaczego? Bo nasz wewnętrzny zespół IT nie miał pojęcia o technologii, na której opierał się nowy CRM.
• 3. Dlaczego? Bo nikt tego nie sprawdził na etapie analizy wymagań. Wybraliśmy system, bo był „popularny”.
• 4. Dlaczego? Bo menedżer projektu nie miał doświadczenia we wdrażaniu tak złożonych systemów i nie wiedział, na co zwrócić uwagę.
• 5. Dlaczego? Bo firma nie inwestowała w rozwój kompetencji swoich project managerów i nie miała ścieżek kariery. (Przyczyna źródłowa).

Wniosek był bolesny, ale prawdziwy. Problemem nie był CRM ani zespół IT. Problemem był brak systemowego podejścia do rozwoju kluczowych pracowników. Ta analiza dała początek zupełnie nowemu programowi szkoleniowemu w firmie. To idealny przykład, jak sprawdza się metoda 5 Whys w zarządzaniu projektami.

Historia 2: Tajemnicze awarie serwera

Innym razem mieliśmy serwer, który co kilka tygodni w losowych momentach przestawał odpowiadać. Restart pomagał, ale problem wracał. Po kilku takich akcjach zrobiliśmy analizę 5 Whys.

Okazało się, że serwer padał, bo kończyła mu się pamięć. Dlaczego? Bo jedna z naszych aplikacji miała wyciek pamięci. Dlaczego? Bo programista użył biblioteki, która w specyficznych warunkach nie zwalniała zasobów. Dlaczego? Bo nie było procedury code review dla mniej doświadczonych programistów. Dlaczego? Bo manager zespołu był tak zawalony robotą, że nie miał na to czasu. Przyczyna źródłowa: przeciążenie managera i brak wsparcia dla juniorów. Proste, prawda?

Blaski i cienie metody 5 Whys

Jak każde narzędzie, metoda 5 Whys nie jest idealna. Warto znać jej mocne i słabe strony, żeby nie wpaść w pułapkę.

Dlaczego pokochasz tę metodę

Jej największą zaletą jest prostota. Nie potrzebujesz drogiego oprogramowania ani wielogodzinnych szkoleń. Wystarczy kartka papieru i grupa zaangażowanych ludzi. Jest też niezwykle skuteczna w znajdowaniu przyczyn problemów o małej i średniej złożoności. Co więcej, promuje kulturę odpowiedzialności i ciągłego doskonalenia, o której więcej przeczytasz w naszym artykule o Kaizen.

Pułapki, w które sam kiedyś wpadłem

Największe ryzyko to powierzchowność. Jeśli zespół nie jest zdeterminowany, można zatrzymać się za wcześnie. Druga pułapka to szukanie winnych. Celem nigdy nie jest wskazanie palcem Janka czy Zosi. Celem jest znalezienie luki w procesie. Metoda 5 Whys może też być niewystarczająca przy bardzo złożonych problemach, gdzie przyczyn jest wiele i są ze sobą powiązane. Czasem odpowiedź na jedno „dlaczego” może być wielowątkowa, co utrudnia analizę.

Z czym łączyć 5 Whys, żeby było jeszcze lepiej?

Gdy czuję, że problem jest grubszy, a przyczyn może być kilka, często sięgam po inne narzędzie. Metoda 5 Whys a diagram Ishikawy to świetny duet. Diagram Ishikawy, znany też jako diagram rybiej ości, pomaga zidentyfikować potencjalne kategorie przyczyn (np. ludzie, proces, maszyny, materiały), a potem dla każdej z tych ścieżek można zastosować metodę 5 Whys. To jakby dać naszej analizie turbodoładowanie. Więcej o narzędziach analitycznych dowiesz się ze strony ASQ.

Dobrym pomysłem jest też posiadanie gotowego szablonu. Prosty szablon metody 5 Whys w Excelu czy w narzędziach do burzy mózgów online potrafi zdziałać cuda, porządkując dyskusję i dokumentując wnioski.

Szkolenie z metody 5 Whys – czy warto?

Możesz przeczytać dziesięć artykułów i obejrzeć pięć filmów, ale nic nie zastąpi praktyki. Najlepsze szkolenie z metody 5 Whys to po prostu jej regularne stosowanie. Zacznij od małych problemów, nawet tych domowych. Dlaczego znowu przypaliłem obiad? Dlaczego spóźniłem się do pracy? Zobaczysz, że ten sposób myślenia wchodzi w krew i staje się naturalnym odruchem. Z czasem nabierzesz wprawy w prowadzeniu takich sesji i staniesz się prawdziwym detektywem szukającym przyczyn źródłowych.

Podsumowanie

Metoda 5 Whys to dla mnie coś więcej niż technika. To filozofia. To zobowiązanie do tego, by nie chodzić na skróty i nie zadowalać się byle jakimi rozwiązaniami. To ciągłe dążenie do zrozumienia, jak rzeczy naprawdę działają. Od kiedy zacząłem ją stosować, przestałem być tylko strażakiem gaszącym pożary. Stałem się kimś, kto zapobiega ich wybuchowi. I tego samego życzę Wam. Spróbujcie. Weźcie na warsztat jeden mały, irytujący problem i zadajcie sobie pięć razy pytanie „dlaczego?”. Wyniki mogą Was zaskoczyć.